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¿Cómo organizarse en el día a día para no perder la cabeza con todas las diferentes labores que tenemos que desempeñar, y así ser más productivo? Anotándolas en una lista y ordenándolas por priodidad.

Cómo organizarse para ser más productivo

Para no perder la cabeza en el día a día laboral, yo hago una lista con los temas pendientes y les adjudico una priodidad. Así, cuando llegan nuevas peticiones, las voy encajando entre las prioridades que ya tenía marcadas, y no me agobio pensando en todo lo que tengo que hacer ni tengo 20 pestañas a la vez sin haber terminado ninguna labor.

Muchos diréis, ¡pero si ya hay aplicaciones que hacen eso en el ordenador y en el móvil! Sí, y muy completas. Puedes añadir enlaces, adjuntar documentos, imágenes, citar a miembros del equipo, poner fecha de vencimiento… Y yo también utilizo una de esas aplicaciones (ya hablaré de ella en otro artículo). Pero aún así siempre tengo una pequeña lista hecha en un post-it. Tenerlo anotado a mano me ayuda a no perderme entre toda la información que me muestra la pantalla de un ordenador. ¡Y tachar las labores una vez terminadas es un placer!

Para todos, todo es urgente

Para todos, todo es urgente. Eso aprendí hace mucho. Por eso es muy importante establecer prioridades, tanto para las tareas que tenemos que desarrollar nosotros como para las que pedimos a nuestros compañeros. Si les decimos si algo no es urgente y que pueden entregarlo dentro de una semana, les ayudaremos mucho. Igual que si cuando a mí me piden algo y lo hacen con tiempo de antelación porque han sabido prever la necesidad, yo puedo introducir esa labor en mi calendario y entregarla a tiempo, sin tener que descuidar lo que estoy haciendo por una urgencia de última hora.

A la vez que digo esto soy muy consciente de que a veces no podemos preverlo todo por diferentes motivos. Trabajamos para un cliente que tiene como cliente a otra persona, y en la cadena de peticiones se produce un retraso en la comunicación, y todos queremos intentar contentar a nuestros clientes, directos y de segundo grado, para dar buena imagen y que vuelvan a contratar nuestros servicios. Así que cargamos con la responsabilidad a la espalda de atender y entregar urgencias a tiempo. Aún así, si el resto de peticiones las hemos trabajado con tiempo, porque hemos sido organizados, nos resultará más fácil.

Cuando pido a alguien que realice una tarea intento facilitarle toda la información en el primer email, eso le hará el trabajo más fácil. ¿Lo consigo siempre? No. ¿Me siento orgullosa de ello? En absoluto. Pero juro que lo intento. E intento mejorar para la siguiente vez. Intento aprender cómo trabaja cada persona o recomendar una forma de organización mejor para que todos trabajemos en cadena de manera más efectiva. Una actitud positiva, aunque haya errores humanos (no por dejadez) y se pidan cambios, hacen el día a día más agradable y al final entre todos se logra que el trabajo salga adelante.

¿Cómo organizáis vosotros vuestras tareas diarias en el trabajo?

¿Utilizáis alguna aplicación? ¿Hacéis como yo que cojo un trozo de papel y listo las tareas mientras tomo el primer café de la mañana? Aparte de aplicaciones para organizar vuestra parte del traajo, ¿la utilizáis también para gestionar los proyectos con el resto del equipo propio o del cliente? Deja tu opinión en los comentarios.

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